מדוע אישורי ההגעה לאירוע מלחיצים המון זוגות?

כבר אין לכם המון ימים לספור לאחור, ובקרוב מאד גם אתם תיכנסו ברגל ימין אל מתחם האירועים. הארגון הכמעט אחרון שיהיה לכם הוא לבצע את אישורי ההגעה לאירוע. והארגון האחרון האחרון? סידורי האורחים בשולחנות. המון זוגות מעידים כי השלב ממנו הם הכי חוששים, הוא שלב אישורי ההגעה. מדוע אחד השלבים המרגשים ביותר גם מציף המון חששות?

הפחד כי אורחים פשוט לא יגיעו

החשש הבסיסי ביותר הוא החשש כי אורחים לא יאשרו הגעה לאירוע. לרוב, כבר עם שליחת ההזמנות לאורחים, אתם כבר יכולים לשער מי יגיע בוודאות, מי לא יגיע ומי יהיה בסטטוס “מתלבט”. המשמעות היא שהמקום להפתעות בלתי צפויות כמעט ולא קיים. קחו בחשבון כי בין 15-20% מהמוזמנים לא יגיעו, ועוד כ-10% מהמוזמנים שאישרו הגעה לא יגיעו. בני המשפחה והחברים הקרובים – יגיעו! מנגד, קולגות, חברים מהעבר או מכרים שאתם זוכרים להם חסד, עלולים להפתיע עם אישור הגעה, אך צפו גם לתשובה “לא מגיע”.

ניהול המוזמנים: מי אחראי למלאכה?

הסלידה משלב אישורי ההגעה מיותר, בעיקר בעת שאתם מבינים שלא אתם אלו האחראים על ניהול המוזמנים. אמנם ישנם זוגות שבוחרים לבצע את אישורי ההגעה לבדם, אך כדאי לפנות לחברה מקצועית. תמורת כמה מאות שקלים, חברת אישורי הגעה תנהל בעבורכם את המוזמנים ותפיק בעבורכם דו”ח מסודר. איך זה עובד?

  • אתם מעלים לתוכנה ייחודית את כל המוזמנים שלכם
  • כשבועיים לפני האירוע מתחיל סבב ההודעות הראשון למוזמנים
  • כשבוע לפני האירוע נשלחת הודעה נוספת 
  • האורחים שלא ענו, מקבלים שיחת טלפון לטובת אישור ההגעה
  • כ-5 ימים לפני האירוע אתם מקבלים דו”ח מלא: מי מגיע, מי לא ומי מתלבט
  • כעת, תוכלו לסדר את שולחנות האורחים!

אישורי הגעה לגמרי לבד – מדוע לא כדאי?

מכל הסיבות! על מנת לבצע אישורי הגעה, נדרש דיוק רב, תשומת לב גדולה והמון זמן שאתם צריכים להשקיע. בשבועיים שלפני החתונה שלכם, אפשר לנחש כי הדבר האחרון שתרצו להתעסק בו הוא בטלפונים לאורחים. מדוע לא כדאי לנהל את אישורי ההגעה עצמאית?

  • אין לכם מערכת ממוחשבת לשליחת SMS לאורחים
  • אין לכם תוכנה שמרכזת את תשובות האורחים אונליין
  • האורחים עלולים לחוש נבוכים מולכם להשיב כי הם לא מגיעים
  • כתוצאה מכך, הדו”ח לא באמת ישקף את סטטוס ההגעה האמיתי

הלחץ כאן והמתח לא מרפה. מה עושים עכשיו?

ראשית, דעו כי לחצים ומתחים בתקופת ארגון האירוע שלכם, הם דבר טבעי לחלוטין. לצד ההתרגשות החיובית, גם ישנו פן של ארגונים, בירוקטריות ושלל סידורים שמטבע הדברים מציפים מתחים. מה שמומלץ לכם מאד לעשות כמה ימים לפני האירוע, הוא להתנתק לשעה אחת עם עיסויים במרכז. מדובר אמנם אך ורק על שעה, אך בשעה הזו אתם נהנים מניתוק אמיתי, מהשתקה של המחשבות שמטרידות אתכם ומדלק נקי וטהור שנכנס לגופם. 

תפריט